病院の購入申請業務の改善をkintone（キントーン）で

こんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
今回は「病院の購入申請業務の改善をkintone（キントーン）で」ということで、病院の医療機器やシステム等の購入申請について、kintoneを活用し業務改善を行った導入事例についてお話させていただきます。

kintone導入前の状況

200床ほどの急性期病棟を中心とした病院ですが、従来は、購入申請書という紙に必要事項を記入し、所属長へ提出、所属長は内容を確認の上、押印後、総務部門へ上申、あとは金額によって、課長、部長、事務長、院長、理事長等までその紙が回って承認されるという形で購入申請が行われておりました。実際に紙を承認者まで回しますので、時間もかかりますし、内容に不明点等があった場合は、内線で確認したり、直接、顔を合わせて確認したりしますので、承認までに非常に時間がかかっていました。また、時間がかかることで、当初の見積金額と、購入時の金額が変わってしまい、再度、申請をやり直す必要があるなど、非常に効率の悪い運用となっていました。

病院全体に「購入申請」アプリを導入

そこでkintoneのプロセス管理を活用した「購入申請」アプリをご提案させていただきました。購入申請アプリで品名、購入先、金額等の必要事項を設定し、申請ボタンをクリックすると、所属に応じて該当する所属長へ通知が届きます。所属長は通知が届くとワンクリックで自分宛の購入申請レコードを開くことができますので、内容を確認し、承認するか、差し戻すかを判断します。承認すると事前に設定しておいたワークフローに従って次の承認者へ通知が届き、承認するか差し戻すかを判断して操作を行い、これを金額によって設定しておいた最終承認者まで繰り返すことで購入申請が完結します。さらに最終承認された購入申請は、こちらも事前にワークフローで設定しておいた購入手続きを行う部署へと通知され、実際に発注を行い、納品検収まで管理できるようにいたしました。なお、ワークフローの途中で確認事項がある場合には、購入申請レコードにコメントを記入し、確認したい相手へメンションすることで通知が送られますので、通知を受けた側はワンクリックで購入申請レコードにアクセスできコメントに返信をするという運用を可能としました。また、購入申請レコードについては、申請者及び所属長、関連する部署のみが閲覧できるように設定いたしました。kintoneのアクセス権の設定はかなりきめ細かい設定が可能で、レコード単位だけではなく、フィールド単位で設定可能ですので、特定の項目のみ閲覧できなくすることも可能です。

病院の購入申請業務の改善をkintoneでのまとめ

プロセス管理を活用することで、購入申請だけはなく、稟議申請や残業申請、勤怠申請、出張申請など、ワークフローが必要な業務をkintoneでペーパーレス化し、業務改善を実現するとともにDXを推進することができます。また、今回の事例は病院ですが、申請業務は医療介護だけではなく、一般の企業でも同様ですので、申請業務に課題をかかえておられる場合は、弊社までご相談いただければと思います。