kintone（キントーン）で電話メモ

こんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
今回は「kintone（キントーン）で電話メモ」ということで、kintoneで電話対応管理のために「電話メモ」アプリを作成した導入事例についてお話しさせていただきます。

kintone導入前の電話対応の課題

導入いただいたのは地方にある200床強のケアミックス病院です。
kintone導入にあたり、現場のヒアリングをさせていただく中で、病院の代表電話にかかってきた際に、内線で電話を回すのですが、医療の現場では職員はいつでも電話に出られる状況にあるとは限らないので、同じ現場の人に電話があった旨を伝言したり、紙のメモ等で伝えたりしているが、なかなか連絡が行き届かないことがありストレスを感じているとのことでした。
また病院側から患者のご家族等へ病状の連絡や持参薬の確認、退院の調整など様々な用件で複数の部署から電話をかけることがありますが、ご家族が電話に出られなかった場合に、病院の代表電話の番号からの着信履歴しかわかりませんので、折り返しで病院へ電話をかけられた場合、電話を受けた人は「どの部署の誰へ」繋げばよいかわからず、思い当たる部署へ内線を回して、「〇〇さんのご家族に電話かけられた方はいませんか？」と確認を繰り返すことが度々あって困っているという話もありました。

病院全体でkintoneの「電話メモ」アプリを活用

これらの話をうけて「電話メモ」アプリをご提案させていただきました。
「電話メモ」アプリは、日時、部署、担当、着信か発信か、誰への電話か、用件などを入力するという単純なアプリですが、電話を受けて取り次げなかった場合、電話をかけて繋がらなかった場合に、記録するようにしました。
また、この「電話メモ」アプリをポータルに貼り付けることで、ログインしたユーザーが皆、「電話メモ」を確認できるようにしました。
これによって、電話の着信、発信の状況の「共有と見える化」を実現し、誰がいつ、誰へどんな用件で電話をかけたのか、または電話を受けたのかがわかるようになったことで、無駄な連絡や確認作業がなくなり、業務改善を図る結果となりました。

kintoneで電話メモのまとめ

なお、電話に対する情報の管理は、病院だけに限ったことではありませんので、「電話メモ」アプリを作成することで、病院以外の一般企業においても、同様にDX推進と業務改善を実現することが可能です。

この電話メモのように、kintoneをグループウェアとして利用することもできますので、ご検討いただければと思います。詳しくはお気軽にお問合せ下さい。