デイケアの利用者管理をkintone（キントーン）で

こんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
今回は「デイケアの利用者管理をkintone（キントーン）で」ということで医療・介護の通所型のサービスにおける利用者管理の導入事例についてお話しさせていただきます。

デイケアの現場の課題

通所型のサービスとしては、医療の精神科デイケア、介護のデイケア（通所リハビリテーション）とデイサービス(通所介護）があります。今回、kintoneを導入いただいたのは、精神科デイケア及びナイトケアを行われている病院になります。
こちらの病院では従来、利用者管理について、紙の利用者台帳を使用されておりました。
そのため原本は一冊しかなく、住所の変更など記載されている情報の更新を行う際には、手作業でページをめくって利用者を探すところから行わなければならず、かなりの手間がかかっていました。さらに情報を更新した人は以外の他のスタッフにはなかなか情報が共有されないという課題も抱えていました。また、日々の申し送り事項についても、利用者台帳と同様に申し送り簿という形で紙で運用されており、申し送り簿を開いて確認しない限り、情報が伝わらないという状況でした。デイケアでは、利用者の送迎からリハビリテーションの提供まで多数のスタッフが関わっているのですが、スタッフの入れ替わりも多く、過去の申し送り事項などが正確にスタッフに行き渡らないことが大きな課題となっていました。そこでkintoneで利用者台帳アプリと申し送り簿アプリをご提供させていただきました。

利用者台帳アプリ

利用者台帳には、利用者の基本情報（住所、氏名、性別、年齢、連絡先など）だけではなく、ファイル添付機能を使って顔写真をつけられるようしました。さらに送迎時の事前連絡の要否や、時間、乗降場所の注意点などを登録できるようにしました。
利用者台帳をアプリ化したことで、様々な条件での検索ができるようになるとともに、最近更新された利用者の一覧を作成しポータルに貼り付けたことで誰の情報が更新されたのかをスタッフ間で共有できるようにしました。

申し送り簿アプリ

申し送り簿は、利用者台帳と紐づけて、利用者ごとの申し送り事項がある場合に申し送り日付とともに登録するようにし、利用者台帳アプリにも関連レコードとして設定しておくことで、利用者ごとの過去の申し送り内容を確認できるようにしました。
また本日の申し送りがある利用者の一覧を作成しポータルに貼り付けたことで、スタッフ間での情報共有を実現しました。

デイケアの利用者管理をkintoneでのまとめ

これらは精神科デイケアでの導入事例になりますが、基本的な業務は介護のデイケア、デイサービスでも同様ですので、同じように利用者管理や申し送り管理のＤＸ推進、業務改善にkintoneの導入は非常に効果的ですので、ぜひ、検討されてはいかがでしょうか？導入についてはお気軽にご相談ください。