kintone（キントーン）でワークフロー
H.Oこんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
今回は「kintone（キントーン）でワークフロー」ということで、kintoneのプロセス管理の機能を活用したワークフローの作り方ついてお話しさせていただきます。
ワークフローとは
ワークフローとは、業務についての一連のやりとりの流れのことです。組織の中で行われる業務には「誰がどのようにスタートし、判断や処理をし、完了させるのか」という流れが存在します。このように、組織の中で複数人が関わる業務を、ルールや慣習によってあらかじめ決められた流れに沿って処理すること、またその流れを図式化したものをワークフローと呼びます。
プロセス管理機能を利用
以前、「kintone（キントーン）で購入申請」でkintoneのプロセス管理を活用した購入申請ワークフローの導入事例についてご紹介いたしましたが、kintoneのプロセス管理を活用することで、様々なアプリで組織内のワークフローを実現することが可能になります。ワークフローとは、業務についての一連のやりとりの流れのことですが、例えば稟議申請、休暇申請、出張申請、購入申請など組織内において申請→承認を行うワークフローや、報告書、各種記録のように決裁者が承認を行うワークフローなどの申請業務をkintoneで実現することが可能です。
ワークフローの設定方法
ワークフローを設定するには、kintoneのプロセス管理を利用します。kintoneのプロセス管理を利用するにはkintoneのアプリの「アプリの設定」の「一般設定」の「プロセス管理」画面の「１．有効化」の「プロセス管理を有効にする」のチェックボックスをオンにする必要があります。
さらに「２．ステータス」でワークフローで使用する「ステータス」を設定します。デフォルトのステータスは「未処理」、「処理中」、「完了」になっていますので、必要に応じて「承認依頼」、「所属長承認」、「決裁者承認」、「再戻し」などを設定します。
そのうえで「３．プロセス」でステータスごとに「アクション前のステータス」と「作業者」、「アクションが実行できる条件」、「アクション名（ボタン）」と「実行後のステータス」を設定します。
例としては「アクション前のステータス」＝「未処理」、「作業者」＝「作成者」、「アクションが実行できる条件」＝「すべてのレコード」、「アクション名（ボタン）」＝「申請」、「実行後のステータス」＝「承認依頼」のように設定します。
ユーザーがレコードを作成（保存）すると、レコード詳細画面に「申請」ボタンが表示されますので、「申請」ボタンをクリックして申請を行います。すると、そのレコードのステータス＝「承認依頼」となり、次に「アクション前のステータス」＝「承認依頼」で設定された行へと進みます。
プロセス管理機能の詳細な設定方法については、プロセス管理の基本的な使い方を参照ください。
ワークフローの設定例
このようにアプリの対象となる組織の承認プロセスに合わせて、自由にステータスと作業者、実行できる条件、アクション名（ボタン）、実行後のステータスを設定していくことで自由にワークフローを実現できます。また申請されると、通知が届きますので、スマホアプリ等を設定しておけば、すぐに申請を確認して処理することが可能です。さらにステータスの履歴も残りますので、現在のステータスを確認することも可能です。申請ワークフローの設定例については「申請ワークフローの設定例」を参照ください。
連携サービス・プラグインを紹介
kintoneのワークフローは連携サービスを活用することで、さらに便利で使い勝手の良いシステムにすることができます。以下にワークフロー関連の連携サービスをご紹介いたします。
コラボフロー
コラボフローは、直感的な操作で申請・承認業務をデジタル化できるワークフローシステムです。代理申請、代行判定、メンバーの一定数以上の承認など、kintoneよりも複雑な申請プロセスが構築できます。
統合型ワークフローDeemS
DeemSはkintoneアプリに入れて使う統合型ワークフローのプラグインです。kintone標準のプロセス管理では難しいkintoneアプリ間連携を実現します。出張申請や購買申請など複数の申請元kintoneアプリを１つのワークフローアプリの一覧画面で確認できます。ワークフローの処理中は入力フィールドの編集可否を承認ステップ毎に設定できます。
kintoneでワークフローのまとめ
現状、紙と印鑑などアナログで煩雑な申請業務をkintoneのワークフローを活用することでペーパーレス化することができ、また、ワークフローが見える化されることで対応漏れを防止することができます。ぜひ、kintoneを導入してワークフローの実現を検討されてはいかがでしょうか？
