kintone（キントーン）でグループウェア

こんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
今回は「kintone（キントーン）でグループウェア」ということで、kintoneをグループウェアとして使用できるのか？という点についてお話ししたいと思います。

グループウェアとは

グループウェアとは、企業などの組織に所属する人々のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を推進するためのソフトウェアであり、「スケジュール管理」、「ファイル」、「設備予約」などスムーズに業務を行うために必要な機能が搭載されており、情報やファイルの共有を行うことができます。

kintoneはグループウェア？

kintoneは開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステム（業務アプリ）をかんたんに作成できるサイボウズのクラウドサービスであり、グループウェアではありません。サイボウズにはグループウェア製品としてサイボウズオフィスとGaroon（ガルーン）が存在しており、Garoonはkintoneと連携することができます。

簡易的なグループウェアとして活用

ですが、kintoneはチーム内で共有して使うことができますし、メンバー間のつながりを活性化するSNSとしての機能も備えておりスピーディーに情報共有ができますので、グループウェアの機能をkintoneアプリで作成すれば簡易的なグループウェアとして利用することも可能です。
またプロセス管理の機能もありますので申請業務のワークフローも作成可能です。

導入事例

実際に別途、グループウェア製品を導入されていないお客様において、kintoneのみを導入されてグループウェアとして利用されているケースも多数あります。
主な用途としては、スケジュール管理、施設予約、ファイル管理（文書管理）、報告書、議事録、掲示板、出退勤管理、ホワイトボード、電話メモ、稟議申請などでそれぞれアプリを作成したうえで使いやすいようにショートカット（アイコン）をポータルに配置するなどして利用いただいています。グループウェアとして必要な機能は若干のカスタマイズが必要ですが、ほとんど全てkintoneアプリで作成可能です。

グループウェアとしての課題

ただし、スケジュール管理については、kintone標準のカレンダー機能では機能的に十分ではありませんので、プラグイン等の利用が必要になるかと思います。（Googleカレンダーとの連携も可能です）また、メールの機能はありませんので、メールについては他のメールサービス等を利用する必要があります。さらに費用面を見た場合、kintoneの月額料金は、サイボウズオフィスやGaroon及び他社のグループウェアに比べると相対的に高くなります。

kintoneでグループウェアのまとめ

kintoneをグループウェアとして利用する場合、純粋にグループウェアとして導入するのではなく、様々な業務アプリをkintoneで導入するついでにグループウェアのアプリも導入するという位置づけで考える必要があるかと思います。そうすることで、グループウェアも業務アプリも同じプラットフォーム上で管理できますので、ユーザーが複数のサービスを利用する必要がなくなり、業務効率もよくなるのではないでしょうか？グループウェアの導入を検討される際に、他の業務のアプリ化、業務システムのリプレースまで含めてkintoneの導入を検討いただけると幸いです。弊社では多数のお客様にkintoneをグループウェアとして利用いただいた経験がありますので、お気軽にご相談下さい。