kintone（キントーン）で出張申請～精算

こんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
本日は「kintone（キントーン）で出張申請～精算」ということで、出張申請から精算までをkintoneアプリ化した事例をご紹介いたします。

「出張申請」アプリの作成

今回の事例は当初、出張申請アプリを作成して欲しいというところからスタートしました。まずは現在使用されている紙の出張申請書を入手し、必要な項目を網羅したアプリを作成しました。次いでkintoneではプロセス管理の機能を使って申請ワークフローが設定できますので、ヒアリングで得た情報を元に、プロセス管理で承認フローを設定しました。これで出張申請アプリは完成です。ということで、現場と調整し、出張申請を紙での運用から、kintoneの出張申請アプリでの運用へと切替を行ないました。

「出張精算」アプリの作成

運用開始からしばらくたった頃に、「せっかく出張申請アプリを作ってもらったので、精算まで管理できるようにして欲しい」との追加の要望がありました。出張精算についても従来、紙で運用されており、精算書に、領収書を添付して上長へ提出し、上長承認後、経理へ回って経理課長が承認することで精算業務が行われていました。出張申請アプリは既に運用が開始されていますので、それに精算機能を付加する改修や精算のためのワークフローを設定することは運用しながらでは難しいと判断し、出張精算アプリを別途作成することとしました。その際に出張申請と紐づけるために、出張精算アプリにおいて、申請が最終承認されたレコードをルックアップし選択できる仕組みとしました。領収書については、A4用紙に貼り付けるなどしてから複合機のスキャン機能でPDF化してもらい出張精算アプリに添付してもらうようにしました。申請者→上長→経理課→経理課長へと回るようにプロセス管理でワークフローを設定し、実際に精算が行われると、受領日を設定し精算業務が完了するにしました。

kintoneで出張申請～精算のまとめ

こうして出張申請から精算までをkintoneアプリで作成したことで、紙での提出、印鑑押印、領収書の管理など面倒な作業がなくなり、出張申請から精算の業務改善を実現しました。また、定期的に繰り返す出張などについては前回のレコードの再利用を行うこともできるようになりました。さらにレコードの集計機能を活用することで、出張に関する分析を行うことも可能になりました。
このように従来、紙で行っていた申請業務については簡単にkintoneアプリにすることができますので、kintoneの導入を検討されてはいかがでしょうか？お気軽にご相談下さい。