kintone（キントーン）で社員（職員）管理

こんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
今回は「kintone（キントーン）で社員（職員）管理」ということで、紙の名簿で管理していた社員（職員）情報をkintoneで管理するようにしたことで業務改善を図った事例をご紹介いたします。今回の事例は病院ですので社員ではなく職員と表現いたしますが、一般企業では職員を社員と読み替えていただければと思います。

kintone導入前の職員（社員）管理の状況

さて、kintoneを導入されたのは職員数で300名ほどの病院（医療法人）になります。こちらでは従来、職員情報は、Excelで作成し印刷してファイルに綴じる形で職員名簿として管理されていました。紙のファイルとはいえ300名分の情報ですので、分厚くて重いファイルが、人事部門の棚に収められている状況でしたが、看護師分だけは別途、コピーしてファイルに綴じて看護部長が管理している状況でした。

職員（社員）名簿アプリを作成し管理

kintoneを導入する際に、作成したアプリの都合上、職員マスタを作成する必要が出てきたのですが、お客様より、どうせ職員マスタを作成するのであれば、職員名簿全体をkintoneアプリ化して欲しいということになり、細かくヒアリングを実施させていただき職員名簿アプリの仕様を検討しました。
職員名簿には、住所、氏名、生年月日等の基本情報から、保持している免許や資格、その取得年月日や番号などの情報を登録できるようにし、さらには、産休育休や病気等で休職される方も多いとのことから、休職の期間、理由などの情報も記録できるようにしました。なお、複数回休職される方も存在するとのことでしたので、休職情報についてはテーブル化し複数登録できるようにしました。また在職期間中に表彰を受けたり逆に懲罰を受けることもあるとのことで、その情報についても複数登録できるようテーブル化しました

個人情報の保護の設定

なお、職員名簿の情報は個人情報に該当しますので、セキュリティ的に誰でも閲覧できてしまわないように設定を行いました。kintoneではアプリ単位、レコード単位、そしてフィールド単位でアクセス権限を設定することができますので、フィールド単位で細かくアクセス権限を設定しました。さらにいざという時（インターネットが使用できない場合等）を想定し、紙でも保存しておけるように、帳票プラグインで帳票を作成し印刷できるようにいたしました。

サンプルアプリの「社員名簿」アプリ

kintoneのサンプルアプリに「社員名簿」アプリがありますのでご紹介いたします。この「社員名簿」アプリは、社員情報を一元管理するアプリで、キーワード検索や複数条件での絞り込みで、探したい情報をすぐ見つけられます。また、部署異動の遍歴も記録することができ、データを蓄積するだけでなく、入社人数の推移をみるなどの分析も可能です。

kintoneで社員（職員）管理のまとめ

このように職員名簿を紙ファイルからkintoneアプリ化したことで、職員の情報に変更があった場合に、Excelで修正してそれを印刷して紙ファイルを差し替えるといった面倒な手間は、kintone上で修正するだけで済むようになり、さらに看護部でわざわざ看護師分をコピーしてファイルに綴じるということも不要になり、業務改善を図ることができました。

同じように紙ファイルで大量に保管するような情報がある場合には、kintone化することで業務改善を実現できますので、ぜひ、kintoneの導入をご検討いただければと思います。お気軽にご相談下さい。