kintone（キントーン）で施設予約

こんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
今回は「kintone（キントーン）で施設予約」ということでkintoneで施設予約アプリを作成し導入した事例についてお話しさせていただきます。

施設予約アプリを病院へ導入

施設予約アプリを導入したのは、中小病院になります。こちらの病院では専用のグループウェアは導入されていませんでしたので、kintoneで簡易的なグループウェアを作成したのですが、その際に、スケジュール管理と連携する形で会議室予約等の施設予約を行いたいとの要望があり、施設予約アプリを作成しました。なお、今回は、スケジュール管理と連携することもあり、JavaScriptによるカスタマイズを行いましたが、単純に施設予約するだけであれば、kintoneはノーコードで簡単に作成できますので、お客様自身でアプリを作っていただくことも可能です。

施設予約で使用する施設マスタを作成

今回のkintoneアプリの仕様ですが、まず施設予約アプリで使用する施設については、別途、施設マスタを作成し、大会議室、小会議室、応接室などの施設を登録しました。なお、施設だけでなく、設備の予約も可能としたい場合は、施設・設備マスタとしてプロジェクターや車両などを登録することで設備の予約も可能です。

施設予約アプリの仕様

次にメインとなる施設予約アプリですが、スケジュール管理とは別に単体でも利用しますので、予約日時（開始日時、終了日時）、予約者（氏名、所属）、施設（施設マスタより選択）、コメント欄を設けました。一覧はプラグインを使用しカレンダー形式で施設ごとに切り替えて表示するようにしました。さらにスケジュール管理との連携を考慮し、施設予約の変更、削除時に紐づいたスケジュール管理レコードが存在する場合、警告メッセージを表示するようしました。

施設予約と連携するスケジュール管理アプリの仕様

そしてスケジュール管理アプリですが、日時（開始日時、終了日時）、登録者（氏名、所属）、件名、詳細、添付ファイルという項目を配置し、さらに施設予約と連携する場合に、施設を選択できるようにしました。そのうえで登録時に、①該当する日時に施設予約可能かチェックする。②施設予約可能であれば、施設予約のレコードを登録する。③施設可能不可であれば、メッセージを表示し、スケジュールのみ登録する。という処理をJavaScriptで作成し組み込みました。また、スケジュールの変更時には施設予約のレコードも変更するようにし、スケジュールの削除時には施設予約のレコードも削除するようにしました。こちらも一覧はカレンダー形式を採用しました。

kintoneで施設予約のまとめ

このようにkintoneの施設予約アプリを導入したことにより、会議室等の施設予約の管理がスムーズに行われるようになり、スケジュール管理も同時に施設予約までできることで大変便利になりました。また今回は施設予約アプリを作成しましたがkintoneでは施設予約だけではなく、予約が必要なもについて専用の予約システムを作成することも可能です。なお、kintoneアプリは単独でも有効ですが、今回の施設予約の事例のように複数のアプリを連携させることにより更に便利になり業務改善を図ることが可能になります。そのためにはkintoneアプリのカスタマイズが必要となる場合がありますが、プロに依頼されれば簡単に複数のアプリを連携させることが可能ですので、ぜひ、ご検討いただければと思います。お気軽にご相談ください。