kintone（キントーン）のゲストスペース・ゲストユーザー

こんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
さて、今回は「kintone（キントーン）のゲストスペース・ゲストユーザー」ということで、kintoneのゲストに関する機能、「ゲストスペース」と「ゲストユーザー」についてご紹介いたします。

スペースとは

「ゲストスペース」と「ゲストユーザー」について説明する前に、まずはkintoneの「スペース」について説明します。スペースは、チーム単位で必要なコミュニケーションやアプリを集約できる機能です。参加者を選んでスペースを作り、参加者同士で議論したり、情報を共有したりできます。例えば営業部と開発部のある会社の場合、営業部スペースには営業部の社員が参加し、開発部スペース部には開発部の社員が参加するという形になります。

ゲストスペースとは

顧客・取引先・協力会社などのkintoneを導入した組織外の人を「ゲストユーザー」として招待し、kintone（キントーン）を利用することができるスペースのことです。

ゲストユーザーとは

自分が招待された「ゲストスペース」内の情報のみを閲覧できるユーザーのことです。

ゲストスペースとゲストユーザーについてもっと詳しく

ここまで読んでも？？？という感じだと思いますので、具体例を挙げて説明します。ゲストスペースは、kintoneの利用ユーザー以外の人が、ゲストとして参加できるスペースになります。社外のメンバーとの共同プロジェクトなどに、情報共有や連絡の場として使用できます。

ゲストスペースでは、管理者がゲスト宛てに招待メールを送信することができます。招待されたゲストは、招待メールからkintoneにアクセスし、ゲストアカウントを作成できます。ゲストスペースに招待されたユーザーはゲストユーザーと呼びます。ゲストユーザーは、招待されたスペースと、そのスペースに所属するアプリにだけにアクセスできます。そのほかのデータは閲覧できません。

例えば取引先にA社とB社があったとします。それぞれの取引先とだけ情報共有や連絡を行いたい場合、ゲストスペースをA社用、B社用と２つ用意し、それぞれの取引先へ招待を送ることで、Ａ社のゲストユーザーはＡ社用ゲストスペース内の情報だけにアクセスでき、Ｂ社のゲストユーザーはＢ社用のゲストスペース内の情報だけにアクセスできるようになり、それ以外のゲストスペース、スペースにはアクセスできませんので、それぞれの取引先とのコミュニケーション、情報共有を安全に行うことが可能になります。

ゲストスペース・ゲストユーザーは代理店・フランチャイジーとのやり取り、プロジェクト協力会社とのやり取り、外部業者・委託先とのやり取り、グループ会社・子会社とのやり取りなどに利用することができます。病院での利用を考えると、例えば地域連携室において連携先との情報共有やコミュニケーションに利用可能だと思います。

ゲストスペース・ゲストユーザーを利用するメリット

ゲストスペース及びゲストユーザーを利用するメリットとしては、
・1対1のコミュニケーションによる情報の属人化や連絡もれをなくし、複数企業間でのコミュニケーションを効率化
・過去のやりとりや業務全体が一か所にまとまっているからメンバーの入れ替え時にもスムーズな引き継ぎが可能
・アプリを活用すれば関係者が多いプロジェクトのファイル共有やタスク管理もストレスフリーで実現
・ゲストユーザーの利用料はライセンスユーザーより安い
などがあります。

ゲストユーザーの利用料

ゲストユーザーの利用料ですが、スタンダードコースの場合、1,200円／月額、ライトコースの場合、580円／月額というように、ゲストユーザーは通常のユーザーより2割ほど安く設定されています。ゲストユーザーは最低1ユーザーから契約可能です。なお、ゲストユーザーとして招待する相手がすでにkintoneを契約中の場合、利用中のkintoneと招待されたゲストスペースでアカウントを共通化することができます。共通化することで、ゲストユーザーの利用料は無料になります。

ゲストユーザーができないこと

なお、ゲストユーザーは以下を行うことはできません。

• ゲストスペースの基本設定の変更
• ゲストスペースの削除
• ゲストスペースのお知らせ掲示板（スペース本文）の編集
• 参加メンバーの追加や削除
• 自分以外が作成したスレッドの削除
• 自分以外が作成したスレッド本文の編集
• モバイルアプリの利用
• IPアドレス制限、Basic認証、セキュアアクセスの設定

またゲストユーザーのピープルには、コメント投稿欄がありません。プロフィールやカバー画像を変更することは可能です。さらにゲストユーザーは通知以外のメール（招待メールやアカウントの作成完了メールなど）のメール形式は、個人設定で設定しても適用されず、システム管理の「通知のメール送信」の「メール通知の形式」の設定が適用されます。

kintoneのゲストスペース・ゲストユーザーのまとめ

kintoneのゲストスペース、ゲストユーザーは組織外の人との情報共有するなど大変便利な機能です。外部の業者ごとのやり取りなどが各アプリ内で完結するため、無駄な手間や時間の大幅な削減を行うことができます。kintoneの活用方法の一つとして検討されてはいかがでしょうか？お気軽にご相談ください。