kintone（キントーン）でファイル管理

こんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
今回は「kintone（キントーン）でファイル管理」ということで、kintoneでファイル管理アプリを作成した事例をご紹介いたします。

ファイル管理とは

ファイル管理とは、文書の保管を行うためのアプリケーションのことです。用途別・目的別でファイルを管理します。

kintoneでファイル管理

実はこれまでkintoneを導入いただいたお客様において、グループウェア的な利用を目的とされる場合、ほとんどのお客様に「ファイル管理」アプリを作成して導入しています。
既にファイルサーバーを導入されていることが多いのですが、もっと簡単にkintone上でファイルを共有したい、受け渡しをしたいという要望があり「ファイル管理」アプリを提供しご利用いただいています。以下が「ファイル管理」アプリの画面例になります。

ファイル管理アプリの概要

kintoneには「カテゴリー」の機能がありますので、画面例のように部署単位でカテゴリーを分けてファイルを管理することが可能です。なお、カテゴリーは親カテゴリーを含め、5階層まで設定できますので、ファイルを詳細に分類することが可能です。また、作成日時、作成者、更新日時、更新者については自動で記録されますので、最終的に誰がファイルを更新したものかわかるようにすることが可能です。「ファイル管理」アプリは、クラウドのファイル共有ツールとして手軽で大変便利に活用することができます。なお、このファイル管理アプリに、さらにバージョン管理の機能等を付け加えることで、文書管理アプリとしての利用も可能です。

添付ファイルサイズの制限と注意点

kintoneは、添付ファイルとしてファイルをレコードに添付することができます。添付ファイルのサイズの上限値は、1つのファイルにつき1GBで、 この上限値は変更できません。 なお、1GB以内のファイルであれば、複数のファイルを添付できます。なお、kintone及びCybozu.comで利用可能なディスク容量は利用環境全体でのご契約ユーザー数 × 5GBですので、あまり大きな添付ファイルをたくさん保存すると、ディスク容量が不足する可能性がありますので、注意が必要です。ちなみにkintoneは最低5ユーザから利用できますので、仮に5ユーザの場合のディスク容量は25GBになります。ディスク容量は10GB単位で有料で追加可能ですので、必要に応じて追加することができます。

kintoneでファイル管理のまとめ

このようにkintoneで「ファイル管理」アプリをクラウドのファイル共有ツールとして利用することで大変便利になりますが、ディスク容量の制限がありますので、ファイルサーバーやクラウドストレージのような使い方ではなく、あくまでも最新のファイルの共有場所として活用されることをお勧めいたします。お気軽にご相談下さい。