kintone（キントーン）で案件管理

こんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
今回は「kintone（キントーン）で案件管理」ということでkintoneで営業の案件管理を行った事例をご紹介いたします。

案件管理とは

案件管理とは、顧客の情報や営業の案件ごとの進捗状況を記録し、管理することです。営業担当者と顧客のやりとりがどのように進んでいるのか。案件の商談のはじまりから終わりまでの一連のプロセスを把握し、受注獲得に向けて必要に応じて改善を行っていきます。

案件管理をExcelからkintoneへ

案件管理というとSalesforce（セールスフォース）のような営業支援システム（SFA）を思い浮かべますが、中小企業においては、専用のシステムは導入せずに、Excel（エクセル）を使って案件管理しているケースは多いと思われます。営業が少人数で案件数も多くない場合はExcelでも十分問題なく管理することができますが、営業の人数が増えてきたり、営業拠点が複数になったり、案件数が多くなってくるとExcelでの案件管理では、最新の情報が反映されていなかったり、１つのファイルでは同時に更新できないため、Excelをコピーして別々に管理するようになってしまったりと、色々と限界を感じてくるようになります。そこで脱Excelということでkintoneで案件管理を行うことになります。

案件管理の事例

案件管理の事例ですが、顧客に対してシステムの提案を行い、開発案件を受託するシステムの受託開発を行っている企業の例になります。営業は複数人いますが、顧客に対しては割り振りを行い1人が担当する形です。案件のスタートの経路が複数ありますので、どの経路からの案件か？紹介の場合は誰の紹介か？などを管理する必要があります。また、受注見込みの時期、受注の確度、受注見込み金額等を管理するとともに、現在の営業の進捗状況を明確にする必要もあります。さらに、詳細な情報として営業活動の履歴も管理する必要があるとのことでしたので、以下のような仕様となりました。

また一覧として、全案件の一覧以外に営業会議等で目的別に利用できるよう、営業担当別の一覧、受注確度別の一覧、進捗状況別の一覧を用意しました。さらに、集計、分析として、担当者別に受注件数、受注金額、受注率などを比較できるようにしました。また、経路別にこれらを比較することもできるようにしました。

案件管理のサンプルアプリ

なお、kintoneアプリストアのサンプルアプリに「案件管理」アプリがあります。案件ごとに、受注の確度や金額はもちろん、活動の履歴も記録できるアプリです。担当者別の案件数やその確度、今月の売上金額などを集計することもできます。ひとつの案件に対して、いつどのようなアクションをとったか記録できるので、現状の確認や担当の引き継ぎもスムーズにできます。また、売上・案件数・確度などをかんたんに集計できるので、報告や途中経過の確認も時間をかけずに行えます。また、アプリに情報を登録するだけで常に最新情報を共有できるので、ファイルの更新遅れによる情報の共有漏れを防ぎます。このサンプルアプリの「案件管理」をカスタマイズして専用の「案件管理」アプリを作ることもできますのでご活用下さい。なお、kintoneアプリストアには、「案件管理」アプリと「顧客管理」アプリ、「活動履歴」アプリの３つを関連付けてひとつにまとめた「営業支援パック」も用意されています。

kintoneで案件管理のまとめ

このようにkintoneで案件管理を行うようになったことで、情報の一元管理が可能となり、関係者全員が情報を共有できるようになりました。また、進捗状況を管理したことで、営業全員の案件の状況が「見える化」されましたので、営業会議を待たずとも日々、案件の状況を把握することが可能となりました。営業会議においても、それぞれが資料を作成することなく、kintoneの一覧を活用しながら実施できるようになりましたので、スムーズに会議を開催できるようになりました。なお、将来的に管理したい項目、指標が増えたり変更したとしてもkintoneアプリですと修正は簡単にできます。まだExcelで案件管理を行われているのであれば、kintoneの導入を検討されてはいかがでしょうか？まずはお気軽にご相談下さい。