kintone（キントーン）導入前チェック

こんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
今回のテーマは「kintone（キントーン）導入前チェック」といことで、kintoneを導入する前に検討しておくべきことについて取り上げます。

kintoneを導入する前に検討しておくべきこと

さて、kintoneは誰でも簡単に業務アプリを作成することができますが、導入するメリットだけしか見えていなくて、kintone導入後に「こんなはずじゃなかった」と後悔したり、kintoneをやめたりしなくて済むように、kintoneを導入する前に検討しておくべきことをまとめてみました。

何の業務をアプリ化するのか？

そもそもkintoneを導入する目的が不明、曖昧では導入する意味がありませんので、kintoneを導入する必要はありません。kintoneアプリ化する業務は何なのか？現在、その業務にはどんな問題があり、kintoneアプリ化することで何を解決、改善したいのか？ということを、事前に明確にしておく必要があります。kintoneアプリ化したい業務がたくさんある場合もあると思いますが、その場合は、まずはどの業務から手をつけるのか？優先順位をつけておく必要があります。

誰がアプリを作るのか？

次に誰がアプリを作るのか？です。kintoneを導入してから考えようというのであれば導入してはいけません。kintoneは簡単にアプリを作れるとは言っても、Excelの表でさえ作れない人では、アプリを作ることはできません。プログラミングの経験は不要ですが、こういったことが得意な人、好きな人でなければ、満足できるアプリはできあがりません。内部に適任者がいない場合は、外部に依頼することになりますが、その場合は費用が発生しますので、誰に、いくらの予算で、どんなスケジュールで依頼するのか？ということを事前に明確にしたうえでkintoneを導入すべきです。

データの登録はどうするのか？

次はアプリができた後のことです。アプリはデータが入力されてはじめて役に立ちます。データが入るまではただの器でしかありません。例えば日報のように1件づつ入力していくようなアプリの場合は、当初は器さえあればOKですが、すでに大量のデータが存在しているような業務をkintoneアプリ化した場合、その大量のデータをアプリに登録する必要があります。kintoneはCSVファイルを読み込むことが可能ですので、恐らくCSVファイルを作成することになりますが、誰がCSVファイルを作成するのか？を事前に明確にしておく必要があります。また、データが増え続けるような業務アプリの場合、そのデータを誰が登録するのかも明確にしておく必要があります。

コストはちゃんと考えているか？

kintoneを利用するには費用がかかります。最低5ユーザーからの契約となりますが、何ユーザー必要なのか？を事前に明確にしておかないと、費用がいくらかかるのか計算できません。かかる費用も不明ではkintoneを導入できません。また、標準機能だけで運用するのか、それとも拡張機能（プラグインや外部連携サービス）を利用するのか？も決めておく必要があります。拡張機能の費用も買い切りもありますし、月額の場合もありますので、初期費用とランニング費用を事前に計算しておく必要があります。さらにアプリの作成や、サポート等を外部に依頼するのであれば、その費用も考えておく必要があります。

ユーザーへの教育はどうするのか？

業務アプリが無事作成できて、データも登録できた、費用も問題ないとして、最後に考えておく必要があるのが、kintoneを利用するユーザーへの教育をどうするのか？ということです。せっかくkintoneを導入したのに、誰も使ってくれない、ということはよくあります。とくに従来の方法で業務が回っていた場合などに、よくわからないkintoneアプリを使うようにと言われても、使い方わからないし、面倒だし・・・ということでkintone化に賛同してもらえず宝の持ち腐れになることがあります。導入後に、どうやってみんなにkintoneを使ってもらえるようにするか？ということを事前に検討しておく必要があります。人は業務命令であれば仕方なく動くものですので、そういった権限を持つ人を上手に活用するとよいでしょう。

kintone導入前チェックのまとめ

ここに挙げた項目をクリアしたうえでkintoneを導入すれば、円滑にkintoneライフを始めることができると思いますので、参考にしていただければと思います。kintoneの導入を検討したいということであれば、お気軽にご相談下さい。