kintone（キントーン）の通知について

こんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
今回のテーマは「kintone（キントーン）の通知について」ということで、kintoneの通知について取り上げたいと思います。

通知とは

kintoneでは、アプリのレコードが編集されたことや、レコードにコメントが書きこまれたことなどを、アプリの利用ユーザーに通知することができます。また、レコード内の日時情報をもとにしたリマインド通知も行うことができます。

通知のパターン

通知のパターンは以下の3種類です

①アプリの条件通知
　アプリのデータが特定の操作をされたときに通知されます。
②レコードの条件通知
　アプリのレコードのデータが特定の条件を満たしたときに通知されます。
③リマインダーの条件通知
　アプリの日時項目を基準にして特定のタイミングに通知されます。

アプリの条件通知

アプリの設定画面で「通知」の「アプリの条件通知」をクリックすると、アプリの条件通知の設定が表示されます。

通知先へアプリの条件（レコード追加、レコード編集、コメント書き込み、ステータスの更新、ファイル読み込み）の操作が行われた時に通知が行われます。通知先は組織、グループ、またはユーザーを指定できます。フォームにユーザー選択、組織選択、グループ選択フィールドを配置している場合は、該当フィールドで選択されたユーザーも通知先に指定でき「ユーザー、組織、グループを追加」から通知先を選択した場合は、通常の通知となり、「フォームのフィールドを追加」から選択した通知先には「自分宛」に通知されます。なお、レコードを操作した本人、アプリやレコードの閲覧権限を持たないユーザーへは通知は送信されません。

レコードの条件通知

アプリの設定画面で「通知」の「レコードの条件通知」をクリックすると、レコードの条件通知の設定が表示されます。

レコードが特定の条件を満たした時に通知先へ通知が行われます。画面例では、「上司への報告」に「有」が選択された場合に、通知が行われます。通知先は「アプリの条件通知」と同様です。通知時に表示する件名を「通知内容」に設定できます。条件には、ワークフローのステータスを設定することも可能ですので、例えば「稟議申請」アプリでステータスが「承認」となったら総務へ通知が届くなどの使い方が可能です。

リマインダーの条件通知

アプリの設定画面で「通知」の「リマインダーの条件通知」をクリックすると、リマインダーの条件通知の設定が表示されます。

指定したフィールドの日付や日時に近づいたとき、もしくは過ぎていたときに、指定した通知先に通知します。通知のタイミングはフィールドを日付や日時から選択し、日数と前後、時間を指定できます。また、通知の条件も設定することができます。通知先は「アプリの条件通知」と同様です。通知時に表示する件名を「通知内容」に設定できます。なお、リマインド時刻のタイムゾーンも指定できます。「フォームのフィールド」や「リマインダーの通知条件」などを組み合わせることで、より柔軟な通知設定を行うことが可能です。例えば「スケジュール管理」アプリで「スケジュールの種類」＝会議の場合に、会議の当日の午前9:00に通知が届くように設定するといった利用できます。

kintoneの通知についてのまとめ

尚、通知の初期設定では、レコードにコメントが書き込まれたときに、そのレコードの作成者、更新者、過去にそのレコードにコメントを書き込んだユーザーに通知が送信されます。

通知は宛先のユーザーのポータル、または「通知」ページに表示されます。またkintoneの管理者がメール通知機能を有効にしている場合、個人設定でメール通知を有効にしているユーザーには、通知がメールでも送信されます。

kintoneの通知機能は、ワークフロー等を利用している場合やユーザー同士でコミュニケーションを行う際などに大変便利な機能です。ぜひ、有効に活用いただければと思います。わからないことなどありましたら、お気軽にご相談下さい。