kintone（キントーン）のメリット・デメリット

こんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
以前、「kintone（キントーン）で「できること」・「できないこと」」と題してkintoneでできることとできないことをまとめましたが、今回は「kintone（キントーン）のメリット・デメリット」ということでkintoneを導入するメリット（長所）とデメリット（短所）についてまとめてみました。

メリットとデメリットを整理する

kintoneは、表計算ソフトよりも快適に、専門システムより柔軟に、自社でシステムを開発するよりスピーディー＆低コストに、「サクッと」思いついた業務改善をすぐに実行できるのが特徴のサイボウズのクラウドサービスです。kintoneは大変便利で優れていますが、メリットだけではなくデメリットもありますので、その点をきちんと認識したうえで導入する必要があると考えています。以下にkintoneを導入するメリットとデメリットを整理してみました。

kintoneを導入するメリット

オリジナルのアプリを簡単に作成できる

kintoneはノーコード（プログラミングを必要としない）で簡単な操作で業務システムを作成することができます。従来であれば、業務システムを作成するには、システム開発要員に人的コストをかけるか、外部のシステム会社に外注するしかなかったのですが、それが社内の専門的知識を持たない人がちょっとした時間でサクッと業務システムを作れるようになりますので、圧倒的にコストが低減できます。社内でどうしても作成できなくて外部の専門業者に外注する場合でもkintoneでのシステム開発であれば、従来のスクラッチでのシステム開発と比較すると外注費は大きく削減できます。また、開発にかかる期間も大幅に短縮できます。

様々な管理を同じ環境で実現できる

kintoneは自由に業務アプリを作成することができますので、様々な業務システムを同じ環境上に構築することが可能です。例えば営業部門の顧客管理、案件管理と、開発部門の進捗管理、総務人事部門の勤怠管理、稟議申請といった異なる業務システムをkintoneという一つのプラットフォーム上で実現することができます。もちろんポータルのお知らせなど情報共有や社内のコミュニケーションツールとしても活用できますので、特定の部門だけではなく、全社で活用することが可能です。

初期費用がかからない＆ランニングコストが安い

kintoneは初期費用はかかりません。月々1ユーザーあたり1500円（最低5ユーザーなので7500円）で利用することができます。複数のクラウドサービスを利用する場合と比較すると、コストパフォーマンスに優れています。

kintoneを導入するデメリット

アプリが乱立する恐れがある

kintoneは誰でも簡単に業務アプリを作成することができますが、そのためにアプリを作成する権限を持つユーザーをきちんと管理しないと、皆が勝手にアプリを作成するようになり、あちこちに似たようなアプリができていたり、よくわからないアプリができていたりとアプリが乱立してしまう恐れがあります。また、kintoneの使い方をよく理解しない状態で、スペースやアプリを中途半端に作成してしまい、必要なのか不要なのかわからない状態になってしまうこともあります。

万能ではない

kintoneは様々な業務アプリを作成できますが、決して万能ではありません。表示や入力など標準機能でできることには限りがありますので、実現できないこともあります。そこでプラグインや拡張機能を利用して実現しようとして、コストが大きくなってしまう場合もあります。kintoneでできること、できないこと、得意なこと、苦手なことをきちんと把握したうえで、kintoneだけではなく、業務全体を見て、何をkintoneで行い、何をkintone以外で行ったほうがよいのかを考える必要があります。

kintoneのメリット・デメリットのまとめ

kintoneの導入にあたっては、上記のメリット、デメリットを理解したうえで進める必要があります。また導入してからの運用、管理方法を事前に検討しておかないと後々面倒なことになります。kintoneはあくまでも道具（ツール）ですので、使う人、使い方次第で毒にも薬にもなりますので、導入するからには最大限の効果が得られるようにしたいものです。導入前に検討すべきことを「kintone（キントーン）導入前に検討すること」にまとめていますのでこちらも参照下さい。弊社ではkintone導入を支援させていただきますので、お気軽にご相談下さい。