Excel（エクセル）からkintone（キントーン）へ

こんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
今回は「Excel（エクセル）からkintone（キントーン）へ」と題して、Excelとkintoneの違いやExcelからkintoneへ移行するメリット、デメリットについてまとめてみたいと思います。

Excel（エクセル）とは

Excelとは、MicroSoft社が提供するスプレッドシートソフトウェアです。表計算やグラフの作成、データの可視化などの機能があります。非常に簡単に表を作成することができ、計算式を組み込むことでデータの集計を行うことも容易です。

Excelとkintoneの違い

kintoneはサイボウズが提供するクラウドの業務アプリプラットフォームです。業務アプリをノーコードで作成し、データを蓄積、集計、分析することができます。kintone、Excelともに顧客管理や案件管理などの業務で利用できますが、両者には様々な違いがあります。Excelとkintoneの違いとしては、以下の点が挙げられます。

個人利用向け（Excel）とチーム利用向け（kintone）

Excelは個人で情報を管理するには大変便利ですが、複数人で共有するためには共有フォルダに配置する等の手間が必要であり、共有に向いていません。それに対してkintoneはチーム利用を前提にしているため簡単に共有することが可能です。

Excelは大量のデータの保管が難しい

Excelで大量のデータを保管する場合、行数が大きくなり、操作性が極端に悪くなります。kintoneの場合、数十万件のデータを扱う分においては快適に操作することが可能です。

Excelは外部ファイルとの紐づけはリンクのみ

Excelでは外部ファイルへのリンクを貼ることはできますが、Excel内に添付ファイルを保管することはできません。kintoneは外部ファイルへリンクを貼ることはもちろんkintone内に添付ファイルを保管することもできます。

kintoneは外出先で利用できる

Excelを外出先で利用する場合、クラウドストレージ等を利用する必要があります。kintoneはクラウドサービスですので、外出先でも問題なく利用することができます。

Excelはモバイル対応が難しい

Excelはスマホなどのモバイル端末で操作することが難しいですが、kintoneはモバイルアプリやモバイル版が用意されており、操作が簡単です。

kintoneにできてExcelにできないことがある

kintoneにはコミュニケーション機能やワークフロー機能がありますが、Excelにはそういう機能はありません。

Excelからkintoneへ移行するメリット

Excelからkintoneへ移行することで様々なメリットがあります。

情報の共有が簡単にできるようになる

Excelでは個人で管理していた情報を共有フォルダやクラウドストレージ等を利用することなく、チームで共有することができるようになります。

バージョン管理をする必要がなくなる

Excelでは、Excelファイルのコピーなどのために、どれが最新の情報なのかがわかりにくいために、最新版を管理する必要がありますが、Kintoneでは情報が一元管理できますので、常に最新の情報を管理できますので、バージョン管理をする必要がなくなります。

大量のデータを管理できる

Excelと比較してkintoneは大量のデータを管理できるようになりますので、Excelでは管理できなかった業務のデータも管理できるようになります。

Excelだけでは管理できなかった情報まで管理できる

kintoneでは添付ファイルなどExcelでは管理できなかった情報を管理できるようになります。

外出先から利用できる

kintoneはいつでもどこでもアクセスすることができますので、外出先や出張先、自宅からも情報にアクセスすることが可能になります。

モバイル端末から利用できる

外出先などパソコンがない環境でもスマホさえあればkintoneにアクセスして情報にアクセスすることができるようになります。

チームでコミュニケーションすることができる

kintoneのコミュニケーション機能を使ってディスカッションしたりメッセージを送るなどチームでコミュニケーションを行うことができるようになります。

ワークフローが利用できる

kintoneのプロセス管理機能を使ってワークフローを設定することで、稟議申請などの申請業務を行うことができるようになります。

Excelからkintoneへ移行するデメリット

Excelからkintoneへ移行するとメリットばかりでもなくデメリットも存在します。

Excelにあってkintoneにはない関数がある

Excelでは豊富な関数が利用できます。kintoneにも計算式で関数を利用できますが、Excelでは利用できた関数がkintoneでは利用できないものがあります。

無駄なコストがかかる場合がある

kintoneは最低5アカウントからの利用になりますので、個人で利用する場合でも毎月5アカウント分の費用（1,500円×5=7,500円）が必要となります。またクラウドのサービスですので、インターネットへの接続が必須となりますので、その分の費用も発生いたします。

Excelからkintoneへのまとめ

今回、Excelとkintoneを比較し、Excelからkintoneへ移行するメリット・デメリットを整理しました。結論として、個人で情報を管理する場合は、Excelで十分だと思います。しかし、チームで情報を共有する必要がある場合は、圧倒的にkintoneのほうが便利ですので、その場合は、Excelでの管理からkintoneへ移行することをお勧めいたします。弊社ではExcelからkintoneへの移行の経験が豊富にございますので、お気軽にご相談下さい。