kintone（キントーン）で経費精算

こんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
今回は「kintone（キントーン）で経費精算」ということで、kintoneを使って経費精算業務を改善した事例をご紹介いたします。

kintone導入前の経費精算

今回の事例は200床規模の急性期病院ですが、従来、経費精算は職員が紙の「経費精算申請書」に必要事項を記入、押印の上、領収書等の書類を添付して所属長に提出していました。所属長は内容を確認の上、所属長印を押印し、経理へ提出し、経理でチェックを行い、精算処理を行っていました。この一連の業務について、ペーパーレス化したいとの要望を受け、kintoneで「経費精算」アプリを作成しました。

「経費精算」アプリの概要

「経費精算」アプリでは、申請日、申請者、所属、立替日、件名、詳細、立替金額、仮払金額を入力するようにしました。精算金額は立替金額から仮払金額を引くことで自動計算するようにしました。さらに領収書等については、添付ファイルを保存できるようにしました。さらにプロセス管理の機能を使って、申請者→所属長→経理へとワークフローを設定したことで、紙への押印をなくしペーパーレス化を図りました。また、経理でチェック後、承認した後ですが、現金で精算する必要がありますが、この現金の受け渡しはシステム化できませんので、経理が申請者へ直接、現金を渡しますので、受け取りだけはアナログで行っていただく形となりました。そのうえで「経費精算」アプリ上では、該当レコードの精算処理が完了した記録として精算日を入力していただくことにしました。

「経費精算」アプリ導入効果

「経費精算」アプリを導入したことで、紙の経費精算申請書の場合と比較して、途中で申請書が滞留することがなくなったため、申請者が申請してから経費精算が行われるまでの期間が短縮されました。また、紙の場合、時折発生していた紛失がなくなるとともに、申請から精算完了までのステータスが管理できるようになったことで、処理漏れが起こらなくなりました。また、ペーパーレス化したことで、紙の保管スペースも不要になりました。

kintoneで経費精算のまとめ

このように経費精算をkintoneアプリ化したことで、様々な効果がありましたが、まだ現金の受け渡しという部分はアナログでの運用となっておりますので、kintone導入だけでは解決できませんが、精算を現金ではなく、給与と一緒に振込むようにするなど、まだまだ改善できる余地はあると考えています。しかし、まずは出来るところから業務改善してゆくことで確実に効果はありますので、優先順位を明確にしたうえでkintoneを導入し業務改善を図っていただければ幸いです。
弊社はkintoneで様々な業務改善を行った経験がありますので、お気軽にご相談ください。