kintone（キントーン）アクションの使い方

こんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
今回は「kintone（キントーン）アクションの使い方」ということで、kintoneのアプリアクション機能についてご紹介したいと思います。

アプリアクション機能とは

アプリアクション機能とは、レコードのデータを指定したアプリに転記できる機能です。転記先のアプリは他のアプリはもちろん、同じアプリを指定することも可能です。同じアプリに転記する機能としては、レコードの再利用がありますが、再利用の場合はレコードのすべてのフィールドが対象となりますが、アプリアクションでは指定したフィールドだけを転記することが可能です。つまり、レコードを再利用したいけれど不要なフィールドが多い場合、レコードの再利用だとわざわざあとで不要なフィールドを削除する手間が必要ですが、アプリアクションは再利用したいフィールドだけ転記できるのです。

アプリアクションの利用例

例えば顧客管理アプリと案件管理アプリを作って運用している場合、両アプリともに顧客の情報が必要です。先に顧客管理アプリにレコードを登録してから、案件管理アプリでは、顧客管理アプリから「ルックアップ」機能で顧客情報を引っ張ってくるということも可能ですが、その場合、必ず顧客管理アプリに先に顧客の情報を登録しておく必要があります。アプリアクション機能を使用することで、案件管理アプリに入力した顧客情報を顧客管理アプリに転記したり、顧客管理アプリに入力した顧客情報を案件管理アプリのレコードに転記することができますので、どちらかを必ず先に登録するという運用が不要になり、柔軟な運用が可能となります。

アプリアクションの設定方法

アプリアクションの設定は簡単です。アプリの設定画面の「その他の設定」の「アクション」をクリックすると、アクションの設定画面が表示されますので、「＋作成する」をクリックし「アクションの作成」画面で「アクション名」、「コピー先アプリ」、「コピー元フィールド」と「コピー先フィールド」（複数設定可能）を設定するだけです。

アプリアクションの利用方法

転記したいアプリのレコードの詳細画面を開くと画面の左上に設定したアクション名のボタンが表示されますので、クリックすると転記先アプリの新規作成画面に設定したフィールドが転記された状態でレコードが表示されますので、あとは他のフィールドを入力し保存するだけです。

アプリアクションの注意点

アプリアクションはあくまでもアクションを実行した時点でのレコードのフィールドの内容を転記しただけですので、コピー元、コピー先のフィールドの内容を変更したとしてもお互いに影響することはありません。さきほどの顧客管理アプリと案件管理アプリの例の場合ですと、顧客の会社名が変更になった場合、顧客管理アプリと案件管理アプリのそれぞれの顧客情報を修正する必要がありますので、ご注意ください。

kintoneアクションの使い方のまとめ

kintoneのアプリアクションは大変便利な機能ですので、ぜひ、アプリアクションを活用して、便利なkintoneライフをお送りいただければ幸いです。何かありましたらお気軽にご相談ください。