kintone（キントーン）の定期レポート
H.Oこんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
今回は「kintone（キントーン）の定期レポート」ということで、kintoneの定期レポート機能についてまとめてみました。
定期レポートとは
kintoneの定期レポートは、アプリのデータを定期的に集計し、集計結果を記録する機能です。毎時、毎日、毎月など、一定の間隔でアプリのデータを集計し、記録します。記録された集計結果は、あとから確認できます。また、集計結果の時系列の変化を確認することもできます。過去30回分までの集計結果が保持され、それ以前の集計結果は破棄されます。
集計間隔
定期レポートでは、次のいずれかの間隔で集計結果を記録できます。
- 1時間ごと
- 毎日
- 毎週
- 毎月
- 毎四半期
- 毎年
通知
定期レポートが出力されたタイミングで、定期レポートを設定したユーザーに通知が送信されます。なお、定期レポートの出力が失敗したときには、アプリの管理権限を持つユーザー全員に通知が送信されます。
注意点
定期レポートについての注意点は次の通りです。
- 定期レポートを設定すると、グラフの編集や複製ができなくなります。また、集計間隔の変更もできなくなります。バックアップが必要な場合は、定期レポートを設定する前にグラフを複製してください。
- 定期レポートの集計対象となるレコード・フィールドは、定期レポートを設定したユーザーが閲覧できるもののみです。
- 定期レポートを設定したユーザー以外は、アクセス権で閲覧が制限されているレコードが集計対象となっている場合でも、定期レポートを閲覧できます。ただし、集計に利用するフィールドの閲覧が制限されている場合は、レポートを閲覧することはできません。
- グラフを削除すると、記録された過去の定期レポートも削除され、閲覧できなくなります。
- 「グラフの種類」で「クロス集計表」を選んでいる場合は、定期レポートを設定できません。
設定方法
定期レポートは、グラフの設定の1つのオプションです。ここでは、既存のグラフに定期レポートを設定する手順を説明します。
- アプリ設定画面の「グラフ」タブを開いて定期レポートを設定したいグラフの「編集」をクリックします。
- グラフの編集画面の一番下の「定期レポート」の「集計結果を定期的に記録する」のチェックボックスをオンにします。
- 集計間隔の設定が表示されますので、集計間隔を選択し日時を設定します。なお、定期レポートの集計間隔は、協定世界時（UTC+0）で指定します。日本時刻より9時間前の時刻を指定する必要がありますので、ご注意下さい。
- 画面左上の「保存」をクリックし「アプリの更新」を実行します。
- 設定が完了するとグラフ編集画面の定期レポートに「実行中」と表示されると同時に次回の実行予定日時が表示されます。
確認
アプリのレコードの一覧画面で、グラフドロップダウンリストをクリックし、表示されるグラフのリストから、確認する定期レポートを選択すると最新の定期集計の結果のグラフが表示されます。期間指定を行うと時系列の変化が指定されているグラフの種類に関わらず、折れ線グラフで表示されます。
停止方法
定期レポートを停止する場合は、定期レポートを設定しているグラフのグラフ編集画面の定期レポートに表示されている「実行中」をクリックすると「停止中」と表示され、定期レポートを停止することができます。再開する場合には「停止中」をクリックすると再び「実行中」になります。
kintoneの定期レポートのまとめ
kintoneの定期レポートは大変便利な機能ですが、記録された集計結果が30件を超えると、古い記録が削除されますので、注意が必要です。実際に使用してみると、30件というのは少ないので将来的に拡張されることを期待したいと思います。とはいえ、便利な機能には違いありませんので、定期レポートを活用されてはいかがでしょうか？なお、本記事は一部、サイボウズ社ホームページより引用しております。
