kintone（キントーン）とDropboxの連携

こんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
今回は「kintone（キントーン）とDropboxの連携」ということでkintoneとDropBox（ドロップボックス）の連携についてまとめてみました。

Dropboxとは

Dropbox（ドロップボックス）とはアメリカのDropbox, Inc.が提供するオンラインストレージ（クラウドストレージ）サービスです。オンラインストレージとローカルにある複数のコンピュータ間でデータ共有や同期を可能とします。「kintone（キントーン）とBoxの連携」でご紹介したBox（ボックス）も同様にオンラインストレージサービスですが、Boxは法人向けのサービスに特化してきたことを背景に、ファイルのダウンロードを含めローカル保存させず、クラウドでの作業完結が徹底されています。対してDropboxはローカル保存したファイルをクラウドに自動同期させる点が、Boxとの大きな違いです。Dropboxは従来のファイルサーバーと同じ感覚で利用できるという点がメリットです。

kintoneとの連携

kintoneはクラウドサービスであり、ファイル管理を行うことが可能ですが、ディスク容量の制限があり、大量のデータをクラウドで管理するという用途にはあまり向いていません。ディスク容量を気にすることなくファイル管理を行いたい場合には、kintoneとオンラインストレージを連携させることが必要となります。そこで今回はオンラインストレージの中でも知名度の高いDropboxとkintoneの連携について取り上げたいと思います。

連携プラグイン

kintoneとDropboxを連携するには、kintoneのプラグインを利用する必要があります。以下にプラグインをご紹介いたします。

Dropbox for kintone

Dropbox for kintoneはサイボウズが提供するサンプルプラグインですので、無料で利用できます。Dropboxで管理しているファイルを、kintone のレコードと関連付けて管理するプラグインです。Dropbox のフォルダーをレコードと紐付けて管理したい場合には、 Dropbox for kintone 2.0を利用してください。

機能

Dropbox のファイルを、1 レコードで関連付けします。関連付けたファイルは、Dropbox にログインしていなくてもアクセス可能です。Dropbox のログイン画面が表示されても、閉じることでファイルの参照を続行できます。サムネイルを表示する設定を有効にすると、紐付けた画像ファイルのサムネイル画像を、kintone のレコードから確認できます。レコード一覧画面でも、サムネイル画像を確認できます。kintone からレコードを削除しても、Drobox に保存されたファイルは削除されません。

注意事項

モバイル用のブラウザーおよび kintone モバイルには対応していません。また、このプラグインを設定したアプリでは、レコード一覧画面での編集機能が利用できなくなります。

Dropbox for kintone 2.0

Dropbox for kintoneはサイボウズが提供するサンプルプラグインですので、無料で利用できます。Dropboxで管理しているフォルダーやファイルを、kintone のレコードと関連付けて管理するプラグインです。

機能

Dropbox で管理しているファイルの一覧を kintone のレコードで確認できます。リンクをクリックすると、Dropbox のファイルが表示されます。kintone からレコードを削除しても、Drobox のフォルダーや保存されたファイルは削除されません。

注意事項

画像のサムネイル表示には対応していません。また、運用途中で「ダウンロードリンク」を有効にした場合、追加済みのレコードのリンクはダウンロードリンクにはなりません。それぞれのレコードで【Update】をクリックして、リンクを再更新してください。レコード一覧画面で、ファイルリスト保存用フィールドを配置することは推奨しません。

Dropbox for kintone Premium

Dropbox for kintone Premiumは株式会社キャップドゥー・ジャパンが提供するkintoneとDropboxの連携を実現する有償のプラグインです。Dropbox for kintone Premiumを利用することで、添付ファイルをDropboxのフォルダに保存できるだけでなく、大容量ファイルのアップロード、プレビュー、共有リンクの発行をkintoneの画面上で完結して操作することができるので、ファイル管理業務を大幅に効率化できます。また、Dropboxのフォルダ上で行ったファイルの更新作業も自動的にkintoneに反映されるため、双方から常に最新のファイルにアクセスできます。以下の特徴があります。

1. Dropboxのアイコンを押すと、kintoneレコード画面内のDropbox表示窓に移動可能
2. Dropbox窓内の現在のフォルダ名を赤色に表示し視認性を改善
3. Dropbox窓内の表示内容を名前順の並べ替え
4. Dropbox窓内での検索機能
5. kintoneレコード内からパスワード、期限をつけた共有リンクの作成(Dropbox businessアカウントと接続した場合)
6. kintoneアカウント別のDropbox for kintoneの権限設定
7. kintoneにログアプリを追加し、操作内容の記録を取得

kintoneとDropboxの連携のまとめ

kintoneとDropboxの連携は、今回、ご紹介したプラグインを利用することで実現できます。どのプラグインを選ぶかは目的や機能、費用面などから検討いただければと思います。kintoneとDropboxとを連携することで、データ管理やデータ共有という点でより強力なソリューションとなりますので、ご検討の参考になれば幸いです。