kintone（キントーン）で受発注管理

こんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
今回は「kintone（キントーン）で受発注管理」ということで、kintone（キントーン）での受発注管理についてまとめてみました。

受発注管理とは

受発注管理とは顧客からの注文を受け付けたり、必要な商品を仕入れたりする業務のことです。 顧客や仕入先とのやり取りだけでなく、書類の管理や在庫状況の確認、仕入先の選定などさまざまな業務があります。 企業によっては、販売管理の一部に含まれることもあります。 正確性が問われる仕事であり、ミスがあれば企業の信頼に直結します。

受発注管理システムとは

受発注管理システムとは、受注・発注処理における一連の業務を電子化するシステムです。取引先からの受注・サプライヤへの発注・入庫・在庫管理・出荷・納品・請求へと、商品とお金の流れを一元管理できる極めて多機能なシステムです。

kintoneで受発注システム

FAXでの発注、エクセルでの処理や帳票作成など、煩雑で非効率かつ属人化しがちな受発注業務は、kintoneで自動化することで大幅に作業工数を削減することができます。Webフォームと連携することで、Webから手間なく発注でき、発注情報は漏れなくkintoneに自動登録できます。また発注側だけでなく受注者側の工数も削減できます。エクセルの転記作業は不要です。帳票システムと連携することでワンクリックで帳票が出力できるので生産性が格段に上がります。さらにリアルタイムにデータを集計しグラフ化できるので、レポートや分析の度にまとめ直す手間を削減できます。kintoneのプロセス管理の機能を使用することで業務プロセス（ワークフロー）に沿った進捗管理が可能になり、いま、誰が、どのような対応をしているかが一目瞭然になります。受発注業務だけでなく、チームメンバーや協力会社への一斉連絡やコミュニケーションができる「スペース（場）」で複数者間のやり取りも見える化できます。

受発注システムを構築

一般的な受発注管理を行うために、受注管理アプリと発注管理アプリを作成します。この受注管理、発注管理では、顧客からの受注から仕入れのための発注、受け取りから顧客への納品、検収、請求までを管理します。

受注管理

まずは受注管理アプリを作成しますが、受注先を管理するために、顧客管理を行う必要がありますので、受注管理アプリを作成する前に、顧客マスタを先に作成しておきます。また、受注する商品を管理するために商品マスタも事前に作成しておきます。受注管理アプリでは、顧客マスタと商品マスタをルックアップすることで、いつ、誰から、何を、いくつ、受注したのかを管理します。さらに受注業務の進捗状況を管理する必要がありますので、ステータスを管理するフィールドを用意します。また納品、検収まで完了したら請求を行うために、請求書を発行できるようにする必要があります。

発注管理

発注管理についても、発注先を管理する必要がありますので、事前に発注先マスタを作成します。顧客マスタと同じアプリにして取引先マスタとして、顧客も発注先も両方管理できるようにしてもよいでしょう。また、発注する商品について管理する必要がありますので商品マスタも用意します。こちらも受注管理の商品マスタと一本化したほうが管理しやすいかもしれません。発注先と商品をマスタよりルックアップすることで、いつ、誰に、何を、いくつ、発注したのかを管理します。また受注管理と同様に業務の進捗状況を管理する必要があります。あとは、受注と発注を紐づける必要がある場合は、発注管理において、受注管理のレコードをルックアップで紐づける形になります。

受発注管理に関するサンプルアプリ

kintoneアプリストアのサンプルアプリには、受発注管理というアプリはありませんが、受発注管理に関連するアプリとして以下のアプリがありますので、参考にして下さい。

受注・出荷管理

製品別に受注数量、出荷数量を入力、管理することができます。数量を入力すれば累計数量、注文残が自動で計算され、注文残の把握、共有が可能になります。受注日、単価、数量、納期を記載することで関係者に情報共有が可能になります。受注数量、出荷数量を入力するだけで累計受注数量、累計出荷数量、注文残が自動で計算されます。出荷履歴内に出荷日、数量、単価、出荷書類の履歴を残すことができ、過去の状況を簡単に調べることができます。

受注・売上管理

受注した後のお客様からの請求、入金を管理するためのアプリです。受注前の見積日、見積金額の記載を行うことで、どのお客様にどのような見積をいくらで提出したかを共有することができます。実際に受注した後の請求金額と予定日、実際に入金日と金額を登録することで、どのお客様が予定に対して未入金かをひと目で確認することが可能です。また、グラフで月別の担当者ごとの売上額をご確認いただけます。入金されたかどうか、チェックすることができます。未入金のものに関しては、絞り込みによって抽出することができます。今月請求する必要がある企業の一覧を表示することができます。請求漏れを防ぐことができます。通知機能を利用することで、請求期限が迫ってきている案件に関して、kintoneからリマインドを受けることができます。各担当者への連絡を自動化することができます。

kintoneで受発注管理のまとめ

受発注管理は業種及び企業ごとにかなり異なりますので、市販の受発注管理システムの場合は、業務に最適化するために、カスタマイズや複雑な設定が必要となります。また、パッケージの場合は対応できない項目があったりします。そこでkintoneで、受発注管理システムを構築することで、自社の受注、発注に関する業務に合わせてシステムを構築することが可能になります。また同様のシステムをパッケージのカスタマイズ開発やスクラッチ開発で構築する場合に比べて、大幅に低コストでかつ短納期での受発注管理システムの構築を行うことができます。受発注システムの導入を検討されている場合は、kintoneでの受発注管理システムの構築を検討されてはいかがでしょうか？