kintone（キントーン）で在庫管理

こんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
今回は「kintone（キントーン）で在庫管理」ということで、kintoneでの在庫管理についてまとめてみました。なお、kintoneで備品在庫管理を行った事例については「kintone（キントーン）で在庫管理の事例」に詳しく記載していますので参照下さい。

在庫管理とは

「在庫管理」とは、企業内に存在する原材料・仕掛品・製品・商品などの在庫を、生産や販売などの活動に照らしあわせて、最適な状態・量で供給できるよう管理することです。在庫管理の主な業務内容として、入出庫管理や返品管理、棚卸しなどがありますが、これらの業務を通じて在庫の数や状態を正確に把握・管理します。

在庫管理システムとは

在庫管理システムとは、在庫管理業務を行うシステムです。在庫管理システムでは、在庫情報や棚卸など、在庫管理業務で必要となるデータの管理を行います。適正な在庫管理を行うことで、在庫不足や過剰在庫を回避し、機会損失を被ることがないようにします。

kintoneで在庫管理を行う

パッケージ等の在庫管理システムを導入する場合、 在庫管理業務において、基本的に必要な機能を全て備えているため、多くの場合で導入費用が高額になります。ですが、実際の在庫管理業務に合わせて必要な機能のみをkintoneで構築することで、低価格かつすばやく導入できるため、小規模な企業でも在庫管理システムを導入しやすくなります。また、パッケージと異なり、運用開始後に利用者自身で利用項目の追加や変更が可能です。さらにkintoneのコミュニケーション機能を活用することでデータと紐づけたコミュニケーションを取ることが可能になります。

サンプルアプリの製品在庫管理パック

kintoneアプリストアにサンプルアプリとして「製品在庫管理パック」があります。「製品マスタ」と「製品在庫管理」のアプリをパックにしたもので、製品の在庫数を効率的に管理することができる在庫管理のアプリのパックになっています。このアプリでは在庫数をグラフや集計表で瞬時に確認できるため、発注漏れを防ぐことができます。また、「製品マスタ」の各レコードに、製品名が一致する「製品在庫管理」アプリのレコードを一覧で表示できるため、製品情報と入出庫履歴を1画面で確認でき、入出庫数の登録時には、「製品マスタ」から製品名をクリック操作ですばやく取得し、転記することができます。以下が「製品マスタ」と「製品在庫管理」の画面イメージになります。

在庫管理システムを構築する場合の注意点

商品点数や更新頻度が高い場合

在庫管理対象の商品点数が多い場合やデータの更新頻度が高くなる場合、性能上の問題が発生する可能性があります。kintone による在庫管理システムの構築を検討する際には、まず初めに管理対象の商品点数や更新頻度がどのくらいになるかを洗い出し、運用開始後のデータ量やアクセス数に懸念点はないか確認するようにしてください。なお、kintoneの性能の改善については「kintone（キントーン）の性能の改善」を参照下さい。

複数が同時にデータ更新する場合

在庫管理では、現在の在庫数を取得し、その数から入出庫や引当する数を足し引きする処理が発生しますが、正確な在庫数を維持するためには、入出庫や引当が発生したタイミングでこの処理を実施し、データを更新する必要があります。kintone は標準機能を利用する場合も、kintone REST API を利用してデータ更新をする場合も、データの整合性の維持は可能です。しかし、kintone では複数人によるレコードの同時編集はできません。たとえば複数人がほぼ同時に同じデータに対して入出庫数の増減などのデータ更新処理を行う場合、最初の 1 人だけがデータ更新に成功し、その他の人は再入力を促されることとなります。同じデータを更新する利用者が多いほど、このような状況は発生しやすくなり、頻発すると利用者が快適に利用できるシステムではなくなってしまうため、注意が必要です。

アプリを跨いだ集計が必要な場合

在庫引当機能や在庫評価機能を実装するには、複数のアプリやレコードをまたぐ複雑な集計が必要となります。kintoneはカスタマイズを行うことで、在庫引当や在庫評価を行なうことはできますが、複雑なカスタマイズとなり、構築および運用開始後の保守対応のコストが増大することが考えられます。カスタマイズの内容によっては、パッケージ販売のシステムの導入と同程度の費用となったり、運用開始後に利用者自身でアプリをアップデートしていくことが難しかったりなど kintone のメリットを十分に感じられない可能性もありますので、注意が必要です。

在庫管理プラグイン

アプリを跨いだ集計について、対応するプラグインとして、TiSが提供する「在庫管理」プラグインというものがあります。このプラグインを利用するには「商品アプリ」、「出庫情報を管理するアプリ」、「入庫情報を管理するアプリ」、「在庫管理アプリ」を事前に準備し、細かい設定を行う必要がありますが、出庫情報/入庫情報それぞれを商品毎に集計し、それらの差分をまた集計したり、ついでに、棚卸時の実地数量を把握することも可能にするプラグインです。詳しくはTiSのプラグインの紹介ページを参照してください。

kintoneで在庫管理のまとめ

今回、kintoneで在庫管理を行うことについてまとめてみました。在庫管理システムのパッケージほどの機能は求めておらず、業務に合わせて必要な在庫管理の機能のみを低価格ですばやく導入したい場合にはkintoneは非常に有効です。ただし、何でもできるわけではありませんので、注意点に記載した内容に該当する場合は、kintoneの活用範囲について、慎重に検討をされたほうがよいと考えます。在庫管理業務の業務改善の参考になれば幸いです。