kintone（キントーン）のスペースとスレッドの活用

こんにちは。kintone（キントーン）導入支援のギャンです。
今回は「kintone（キントーン）のスペースとスレッドの活用」ということで、kintoneのスペース及びスレッドについて取り上げてみたいと思います。

スペースとは

スペースは直訳すると「空間」、「場所」という意味ですが、kintoneにおいてのスペースとはチーム単位で必要なコミュニケーションやアプリを集約できる機能です。参加者を選んでスペースを作り、参加者同士で議論したり、情報を共有したりできます。

スペースの機能

「スペース」は、組織内の従業員間でコミュニケーションを取れる機能のひとつです。参加者メンバーを選んで招待し、スペースを作成することで、部署やチーム単位でのメッセージの投稿や業務連絡、ファイルの共有などに役立ちます。スペース内でのコミュニケーションに複数の話題がある場合は、スペースにスレッドを追加することができます。またスペース内での情報共有には、アプリも使用できます。スペースにアプリを追加し、スペース内での連絡に必要な情報、文書やToDoなどを管理できます。

スレッド

「スレッド」は、メンバー間でコミュニケーションや情報共有を行える機能です。スレッドを話題ごとに分けて、各スレッドの話題に合った情報を投稿していくことで、スペース内でのコミュニケーションを整理できます。スペースが複数のスレッドを使用する設定になっている場合、スペースにアクセスできるすべてのユーザーがスレッドを追加できます。

スペース内アプリ

「スペース内アプリ」とは、スペースに関連付けられたアプリです。アプリがスペースに所属していると、そのスペースのポータル画面のアプリ欄に表示されるため、そのスペースに関連するアプリにアクセスしやすくなります。また、どのスペースに所属しているかによって、どんな用途で利用されているアプリかを推測しやすくなり、アプリの整理を進めやすくなります。なお、一つのスレッドのみのスペースではすべてのアプリが名前順に一覧表示されますが、複数のスレッドがあるスペースでは「最近公開されたアプリ」と「すべてのアプリ」の2つのドロップダウンリストを切り替えて表示することができます。

スペースの作り方

１．kintoneのポータルで、「スペース」エリアにある+の形をした「スペースを作成する」アイコンをクリックし、[スペースを作成]をクリックします。ポータルにスペースが表示されない場合は、kintoneシステム管理の「利用する機能の選択」の設定でスペース機能を有効にする必要があります。
２．スペースの作成方法を選択します。
a. はじめからスペースを作成する場合にクリックします。
「スペースの作成」画面が表示されますので、「基本設定」タブで「スペース名」ほかの各項目を指定します。続けて「参加メンバー」タブで、スペースのメンバーを追加します。「保存」をクリックするとスペースが作成されます。

b. スペーステンプレートを使用してスペースを作成する場合に、使用するテンプレートをクリックします。スペーステンプレートを使用する場合は、これでスペースの作成は終了です。

複数のスレッドを作成する場合

標準ではスペースには１つのスレッドのみ表示されますので、スレッドを複数作成したい場合は、「スペースの作成」画面の「基本設定」タブで「スペースのポータルと複数のスレッドを使用する」をチェックします。スペース作成後にスレッドを作成する場合は、スペースのメニューから「スペースを設定」で「スペースの管理」画面を表示し「基本設定」タブで同様の設定を行います。

スレッドの追加と削除

１．スレッドを追加するスペースのポータルで、「スレッド」エリアにある+の形をした「スレッドを作成」アイコンをクリックします。
２．スレッド作成画面が表示されますので、スレッドのタイトル（スレッド名）を入力し「スレッド」を作成をクリックするとスレッドが追加されます。なお、スレッドを削除するには、削除するスレッドの右上にある「オプション」アイコンをクリックし、[スレッドを削除]をクリックします。（そのスレッドを作成したユーザーと、そのスレッドが所属するスペースの管理者だけが削除できます）

スペース及びスレッドの活用方法

部署・チームでの情報共有の場として活用する

スペースは部署やチームでの情報共有に活用することができます。スペースへの参加メンバーを自由に設定でき、スペースのメンバー同士での情報共有が可能です。また、スペースのメンバー以外はアクセスできないようにできますので、部署やチームのメンバーに限った情報共有を行うことができます。

アプリの格納場所として活用する

kintone内のアプリが増えてくると、アプリを探すことが大変になりますが、部署や用途ごとにスペースを分けて、関連するアプリを配置することで、アプリを整理することができます。ユーザーが必要なアプリを探すことが容易になります。

テーマごとにスレッドを分けて活用する

スペース内に複数のスレッドを作成できますので、テーマごとにスレッドを分けることで、テーマごとのコミュニケーションが可能になります。例えば「夏の展示会について」、「新製品のアイデア」というようなスレッドを作成し、それぞれのスレッドでコミュニケーションすることができます。

kintoneのスペースとスレッドの活用のまとめ

スペースは、一般的な「スペース」とは意味が少し異なりますので、慣れるまでには少し時間が必要かもしれません。お客様に説明する際には、フォルダやディレクトリのようなものと説明していますが、最初はそのように認識してもらってもよいかもしれません。スペースもスレッドもkintoneを活用するうえで大変便利な機能ですので、今回の記事がどういうことができるのか？どう活用すればよいのかを理解する手助けになれば幸いです。なお、ゲストスペースについては、「kintone（キントーン）のゲストスペース・ゲストユーザー」に詳しくまとめていますので、参照していただければと思います。